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烟台企业研讨会议的流程

来源:烟台会议公司作者:烟台会议会务 时间:2018-10-01
 
烟台企业研讨会议的流程
 
 
  烟台企业研讨会议涉及的范围和内容是相当广泛的,有公司内部的集会,下面又有小型的财务会、专家会议、全体聚会等分别;客户与公司的谈判会;有公司的股东年会;有多家企业参加的洽谈会;有买卖双方参加的销售会等等。按照以下流程有利召开好烟台企业研讨会议
 
  1.烟台企业研讨会议确定主要负责人
 
  每一次会议,哪怕是再小的会议,也应确定负责人,使会议做到安排有序,不至于临到头乱成一团。
 
  有些比较复杂的烟台企业研讨会议可请出专业人员,由其与宾馆酒店进行谈判,安排节目,布置会场等保证会议程序合乎规范、依足礼仪。
 
  2.烟台企业研讨会议选择合适的会议地点
 
  不同的企业有不同的档次、不同的会议有不同的目的,也应有不同的地点选择。如果一家公司有自身的会议厅或酒店当然可以方便行事,但方便的不一定是最好的。一个陌生的环境或许更能激发与会者的兴趣和创造性。公司的年会可以在一个大家众所周知且安全舒适的地点,会议中心、宾馆甚至运动馆都可以;一次展销会最好的地点在体育馆等大型场所;一次商务谈判可在酒店中进行;一次头脑风暴法的专家会议可在城郊山清水秀、没有什么干扰的地方举行。

烟台企业研讨会议的流程内容
 
  3 .烟台企业研讨会议进行预算
 
  在商言商,烟台企业研讨会议的成本有高有低,一看会议规格,二看负责人是否精通谈判的艺术。烟台企业研讨会议的费用涉及到会议场地租用、娱乐开支、宴会花销、设备使用、资料准备等诸多方面。
 
  可以把自己的预算与要求向场地、设备出租者和盘托出,以求他们的真诚合作。相互耍小心眼可能什么事也做不好。大型的烟台企业研讨会议一定要签订有关的服务合同,确定双方的权利义务。
 
  4..烟台企业研讨会议策划
 
  会议的程序安排应早做决定,一名经验丰富的负责人会准备一本笔记本或把自己的安排输入到电脑中,把会议中的事项尽可能完全列出,从会议的预算到贵宾爱睡哪种床,从会议室的设施到会议室的空气清新度,从午餐的食物到卫生间的清洁等众多信息都一一分类归档,并及时更新。每条信息的内容分为几个层次,一是事件的名称、二是目的、三是日期、四是地点、五是主办者、六是联系方式。

烟台企业研讨会议的流程内容
 
 5.烟台企业研讨会议会场布置
 
  会场的布置应考虑多方面的环节,尽量做到没有纰漏。要事先试用所需视听、电器设备、网线布置等等,确信硬件可用无虞。在一次时间可能较长的烟台企业研讨会议中、年会中,应该提供咖啡、水果等食物,可解一时之急。如果是一次较高级别的烟台企业研讨会议,特别是在一些国际性的谈判中,最好不要放上烟灰缸,会给想吸烟者提供口实。
 
  在正规的烟台企业研讨会议中,花是不可缺少的感情催化剂、气氛调和物,在会场门厅及内部可摆放盆栽菊花、太阳花等花卉,美观大方而经济实惠;在茶几上可放上红玫瑰、康乃馨等花,在热烈凝重的红色中烘托出端庄严肃的氛围;在会议厅中心的长椭圆型会议桌下可摆放大文心兰等制成的造型别致的插花作品。
 
  6.烟台企业研讨会议会议通知
 
  举行正式的烟台企业研讨会议一定要有正式的通知,最合乎礼仪的方式是寄送请柬。请柬的设计要让人有朝气蓬勃之感,予人深刻印象。请柬上对与会者的职务、职称一定要写正确。请柬可以附函,说明会议内容,特别是会中的演讲者、名人或贵宾,使会议的档次显得很高,令人重视这次会议。请柬最好不要用传真发出,可提前发出,发出请柬后应该注意反馈情况。

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      7.烟台企业研讨会议交通安排
 
  会议安排时千万不要忽视小的细节,会议开始及结束当日的交通运输安排不可疏忽,这是来宾与该烟台企业研讨会议的第一次接触,第一印象极为重要。
 
  如果是一次大型的展销会,来宾多是自行解决交通问题,但附上详细的交通时间表和旅程路线图是必不可少的;有时与会者也会自己来到会场,这时需了解准备好停车场所。不少情况下仍需组织者操心,要指定专人对于每一位来宾的来去方式询问清楚,安排去机场、火车站的接送人员和车辆,对于不同层次的来宾,车辆的型号、品牌也要预先规划好。
 
  8. 烟台企业研讨会议会议接待
 
  在正式的烟台企业研讨会议,公司应该选出最擅长交际和最有礼貌的员工以进行接待、登记、帮助等职责,如果公司人手不够,可请专业人士,但一定应对本企业有关了解。参加会议者往往都经过了一段路程的奔波,或许有些疲倦还有点不耐,接待得体会让人如沐春风化解不适感,而不得体的接待却会让人的不适演变为不满。在接待登记时要快,不要磨蹭。为了加快接待速度,在凭票入场的大型会议入口可设两个乃至更多的登记区。如果无票或没带票者较多,可集中在一个登记区处理。接待时最好是已有来宾名单,直接划勾即可。

烟台企业研讨会议的流程内容
 
  9、烟台企业研讨会议应急措施
 
  烟台企业研讨会议,可能会出现一些令人不测的紧急情况,如食品不足、股东心脏病突发、或者有人来捣乱等等,这些应有一些应对之计,随机应变,不可让事态激化,影响会议的正常进行。
 
  10.烟台企业研讨会议跟踪联系
 
  烟台企业研讨会议结束并不意味着组织者的任务结束,懂礼仪善交流的组织者会从以下一些方面进行跟踪联系。一是与贵宾联系,了解他们对此次会议的想法,虚心听取意见,今后的烟台企业研讨会议还需要他们的大力支持;二是与一般来宾联系,一般来宾可能不像贵宾那样受重视,感受到的组织问题可能更多,一定会多多听从他们的意见,在怨气较多时应该致以道歉函;三是跟场地服务、交通服务商联系,对他们的合作予以感谢,奠定再次合作的基础。

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